Wat kost een stagiair?

Een stagiair is geen gratis arbeidskracht, maar ook geen dure kracht. Volgens onderzoek van ResearchNed uit 2024 kost een mbo-stagiair gemiddeld 4.750 euro netto over een stage van twintig weken. Voor vmbo-leerlingen ligt dat rond de 5.500 euro. In dat bedrag zit je begeleidingsinvestering verrekend, min de productieve waarde die de stagiair zelf oplevert. En dat is nog zuinig gerekend. De stagevergoeding die je zelf kiest zit er al in verwerkt, dus betaal je royaal, dan valt jouw rekening wat hoger uit. Het maakt het punt alleen maar sterker: ook aan de lage kant is een stagiair geen kleingeld.

Dat netto-bedrag is het eerlijke startpunt. Niet "stagiairs zijn gratis", niet "stagiairs kosten een vermogen", maar: dit is wat je erin steekt voordat er iets uitkomt.

Wil je weten waar in jouw bedrijf het geld zit, dan maak je een simpele optelsom. Dit zijn de posten die bij een stage komen kijken:

• Uren werving en selectie maal het uurtarief van de wervende medewerker.
• Wervingsmiddelen: systemen, formulieren, eventueel een stagebureau of recruiter.
• Uren introductie en onboarding maal het uurtarief van de betrokken collega's.
• Uren begeleiding per week maal het uurtarief van de begeleider.
• Uren evaluatie en exit maal het uurtarief.
• Verzekeringen, werkplek en middelen.
• De stagevergoeding, cumulatief over de periode.
• Bijzondere kosten: VOG, reiskosten, et cetera.

De meeste kosten zitten bijna altijd in de begeleidingsuren: de tijd van jou en je collega's. Vaste posten als de werkplek of de lunch vallen daarbij in het niet.

En daar zit meteen je grootste knop om aan te draaien. Breng je de begeleiding terug van gemiddeld drie uur per week naar twee, zonder kwaliteitsverlies, dan scheelt dat bij twintig stageweken al twintig uur. Vermenigvuldig dat met jouw uurtarief. Best een bedrag, toch?

Eerst het principe, want dat verandert niet: een stagevergoeding is in Nederland niet wettelijk verplicht. In het Stagepact mbo is wel afgesproken dat iedere student een passende vergoeding krijgt die minimaal uit een onkostenvergoeding bestaat. Hoeveel je daarboven betaalt, is een keuze van het stagebedrijf en hangt sterk af van sector en cao. Gangbare bedragen bij een fulltime stage liggen op dit moment rond de 300 tot 400 euro per maand voor mbo en 350 tot 550 euro voor hbo. In cao's is 400 euro het meest genoemde bedrag. Geen richtlijn, wel een realistisch ijkpunt.

Belangrijk: een stagevergoeding is geen salaris, en je kunt hem het beste binnen de grenzen van een onkostenvergoeding houden. Een onkostenvergoeding (voor reiskosten, een VOG en dergelijke) is onbelast. Maar maak het totaalbedrag niet te hoog. Een vergoeding van duizend euro voor een mbo-student gaat verdacht veel op een gewoon loon lijken. Dan spreekt de Belastingdienst van een reele beloning, en ben je ineens verantwoordelijk voor alle reguliere loonheffingen en premies werknemersverzekeringen. Voorkom die onduidelijkheid en houd het bescheiden.

Goed om te weten: dit kan veranderen. De minister van OCW heeft aangekondigd om bij het aflopen van het Stagepact mbo in 2027 wettelijke maatregelen te heroverwegen als de stagevergoedingen achterblijven, mogelijk een wettelijke minimumstagevergoeding. Houd daar in je begroting alvast rekening mee.

Hier zit het echte geld. Stages mislukken zelden door onwil, meestal door ontwerp. Een stage die ongemerkt misloopt, staat nergens op een factuur. De kosten zitten verspreid over drie posten die je apart boekt en daardoor zelden bij elkaar optelt.

Stel: de stage loopt door, het klikt niet echt, niemand merkt het op tijd, en er volgt geen contract. Dan ben je niet alleen je stage-investering kwijt. Je moet ook iemand anders werven (gemiddeld 4.494 euro), en die nieuwe kracht draait de eerste maanden niet op volle toeren. In maand een zit een nieuwe medewerker op zo'n 25% productiviteit; pas tussen maand acht en twaalf op 100%. Dat verschil kost je al gauw 4.500 euro.

En het kan duurder. Stel dat de stagiair wel blijft, maar dat niemand ooit vroeg hoe het echt ging. Dan vertrekt ze alsnog, sneller dan iemand die zich gezien voelde. De hele wervingscyclus begint opnieuw, plus het retentievoordeel dat je misliep.

Wil je weten hoe deze bedragen zijn opgebouwd, per bron en per laag? De volledige rekensom staat op Waar de bedragen vandaan komen.

Een deel van je investering komt rechtstreeks terug, want de overheid compenseert je begeleiding bij sommige leerwegen. Via de Subsidieregeling Praktijkleren (RVO) geldt:

Een BBL-leerbaan of hbo-duaal traject verdient via die subsidie bijna de hele basisinvestering terug. Voor de grootste groep, de BOL-stagiair in het mbo, is er niets. De regeling loopt in elk geval door tot eind 2028.

En de echte opbrengst?

Subsidie verlaagt je kosten, maar het is niet de winst. De echte opbrengst van een geslaagde stage, de ROI, zit in goedkope instroom, een medewerker die al is ingewerkt, en oud-stagiairs die langer blijven. Dat verhaal staat op een eigen pagina: Wat levert een stagiair op?. Twijfel je of de investering de moeite waard is, lees dan Waarom investeren in stages?.